+31-229-213540 havenmeester@wsvhoorn.nl

Privacy

PRIVACYBELEID EN –REGLEMENT WATERSPORTVERENIGING HOORN (versie 1.0 concept)

Privacybeleid Watersportvereniging Hoorn

Binnen de Watersportvereniging Hoorn wordt gewerkt met persoonsgegevens van leden, medewerkers en gebruikers van sommige diensten van de vereniging. Deze gegevens worden uitsluitend verzameld voor het goed uitvoeren van de taken van de Watersportvereniging Hoorn. De leden, medewerkers en gebruikers moeten erop kunnen vertrouwen dat de Watersportvereniging Hoorn zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook de Watersportvereniging Hoorn mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds verdere digitalisering stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De Watersportvereniging Hoorn is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, transparantie en gebruikerscontrole.
Het bestuur en de medewerkers spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy.
De Watersportvereniging Hoorn geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de Watersportvereniging Hoorn. Dit privacybeleid van Watersportvereniging Hoorn is in lijn met relevante nationale en Europese wet- en regelgeving.

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens
De Watersportverenging Hoorn is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:
• Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp)1, vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming2

1 http://wetten.overheid.nl/BWBR0011468/2017-03-10
2 https://www.internetconsultatie.nl/uitvoeringswetavg

Uitgangspunten
De Watersportvereniging Hoorn gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. De Watersportvereniging Hoorn houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding
De Watersportvereniging Hoorn zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie
De Watersportvereniging Hoorn verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De Watersportvereniging Hoorn streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de Watersportvereniging Hoorn haar taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid
De Watersportvereniging Hoorn gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de Watersportvereniging Hoorn voor passende beveiliging van persoonsgegevens.
Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Delen met derden
In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt de Watersportvereniging Hoorn afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. De Watersportvereniging Hoorn overlegt jaarlijks met deze partijen over de nakoming.

Subsidiariteit
Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken leden, medewerkers en gebruikers van sommige diensten van de vereniging zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit
De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen
De Watersportvereniging Hoorn honoreert alle rechten van betrokkenen. Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling door het Bestuur van de Watersportvereniging Hoorn. Het beleid wordt iedere 3 jaar geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via een Nieuwsbrief. De meest actuele versie van het beleid is te vinden op de website van de vereniging (www.wsvh.nl).

Gebruik beeldmateriaal
Leden hebben door de acceptatie van dit beleid toestemming gegeven dat de vereniging beeldmateriaal mag verzamelen van verenigingsactiviteiten. De vereniging heeft de toestemming van de leden dat dit materiaal voor verenigingspublicaties mag worden gebruikt. Leden die bezwaar hebben tegen publicatie van bepaalde beelden kunnen dit kenbaar maken bij de secretaris. Deze zullen dan worden verwijderd.

Aldus vastgesteld door het Bestuur van Watersportvereniging Hoorn op [datum],
[Naam. Functie] [Naam. Functie]
[Handtekening] [Handtekening] 5

Privacyreglement Watersportvereniging Hoorn

In dit reglement laat Watersportvereniging Hoorn zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
De Watersportvereniging Hoorn heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Watersportvereniging Hoorn is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van leden, medewerkers en gebruikers van sommige diensten van de vereniging. Dat geldt voor alle taken van de vereniging. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is vast onderdeel binnen de dagelijkse bezigheden van de Watersportvereniging Hoorn. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer onder meer door technologische ontwikkelingen en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities
Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2. Reikwijdte
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de Watersportvereniging Hoorn. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de Watersportvereniging Hoorn plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke
Het Bestuur van de Watersportvereniging Hoorn is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de Watersportvereniging Hoorn worden uitgevoerd.

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:
• Verzamelen, vastleggen en ordenen
• Bewaren, bijwerken en wijzigen
• Opvragen, raadplegen, gebruiken
• Verstrekken door middel van doorzending
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
• Om een verplichting na te komen die in de wet staat
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
• Voor de goede vervulling van de taken van de Watersportvereniging Hoorn
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking
Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.
In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
De Watersportvereniging Hoorn zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de Watersportvereniging Hoorn alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)
Optie 1: Doorgifte De Watersportvereniging Hoorn geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

Optie 2: Doorgifte
De Watersportvereniging Hoorn geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

5. Transparantie en communicatie

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG) De Watersportvereniging Hoorn informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de Watersportvereniging Hoorn geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de Watersportvereniging Hoorn met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de Watersportvereniging Hoorn persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering De Watersportvereniging Hoorn bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de taken van de Watersportvereniging Hoorn, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG) De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de Watersportvereniging Hoorn te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Watersportvereniging Hoorn om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de Watersportvereniging Hoorn te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De Watersportvereniging Hoorn zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden bij de secretaris. De Watersportvereniging Hoorn heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de Watersportvereniging Hoorn laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de Watersportvereniging Hoorn, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de Watersportvereniging Hoorn aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen
Profilering (Artikel 22, AVG) Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.
Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de website van de Watersportvereniging Hoorn naar een bepaalde dienst kijkt, mag de Watersportvereniging Hoorn geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. De Watersportvereniging Hoorn mag wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

Toelichting
Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of de Watersportvereniging Hoorn gebruik maakt van profilering, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting leden, medewerkers en gebruikers van sommige diensten van de vereniging. Een mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, de Watersportvereniging Hoorn gebruik maakt van profilering.
Het is mogelijk alleen aan te geven onder welke voorwaarden je het doet, of op welke punten je profilering gebruikt.
Let op: Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In Artikel 22.2 worden de uitzonderingen opgesomd:

Inzet van camera’s
Binnen de Watersportvereniging Hoorn wordt geen gebruik gemaakt van cameratoezicht. Indien op een later moment hier toch toe wordt overgegaan zal hier in dit reglement de gewenste aandacht aan worden besteed.

7. Plichten van de Watersportvereniging Hoorn
Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG) De Watersportvereniging Hoorn is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de Watersportvereniging Hoorn de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG) Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De Watersportvereniging Hoorn voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG) De Watersportvereniging Hoorn heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de Watersportvereniging Hoornlijke richtlijnen op het gebied van privacy.

De secretaris van de Watersportvereniging Hoorn is aangesteld als FG. De secretaris is te bereiken via secretaris@wsvhoorn.nl. De overige contactgegevens van de secretaris zijn opgenomen op de website van de vereniging (www.wsvh.nl) en in magazine van de Watersportvereniging Hoorn, de Hoornblazer.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG) We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de Watersportvereniging Hoorn dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de Watersportvereniging Hoorn dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting
Als de Watersportvereniging Hoorn een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de Watersportvereniging Hoorn worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het Bestuur van de Watersportvereniging Hoorn.

Disclaimer: Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.G /